---
source: https://www.raa.se/museer/digital-omstallning-pa-museiomradet/om-digitalisering/god-praxis-att-valja-samlingsforvaltningssystem/10-fallstudie-ny-samlingsforvaltningssystem-for-thielska-galleriet/
publisher: Riksantikvarieämbetet (raa.se)
part_of: God praxis att välja samlingsförvaltningssystem
retrieved: 2026-06-01
language: sv
---

# Fallstudie: Nytt samlingsförvaltningssystem för Thielska Galleriet

Thielska Galleriet är ett konstmuseum i Stockholm, med 3 fast anställda, 4 projektanställda, 6 timanställda och runt 1 000 konstverk i samlingarna. Här infördes samlingsförvaltningssystem i samband med ett digitaliseringsprojekt.

År 2017 fick museet ett projektbidrag från Riksbankens jubileumsfond. Projektet löpte i 3 år (2018–2020) och syftet var att digitalisera och digitalt publicera samlingarna samt arkivmaterial. Konstsamlingen omfattar ca 930 skulptur och målningar, 90 möbler samt Richard Berghs och Ernst Thiels så kallade brevarkiv inklusive föremål som plånböcker och medaljer, konst, fotografier och skissböcker. Inom projektet rymdes även verkställandet av onlinepublicering genom att skapa en "Sök i samlingarna", tillgänglig via museets hemsida.

Det var ett tydligt beslut från början att arkivmaterial skulle kunna dokumenteras i samma system. Arkivmaterial registrerades och fotograferades under projektets gång. Ungefär hälften av konstsamlingen var fotograferad sedan tidigare, men vissa objekt blev ändå fotograferade igen under projektet.

För arkivmaterialets bildfångst gällde både fotografering, skanning i egen regi och extern massdigitalisering (brevmaterial, dokument, protokoll med mera). Museet fattade individuella beslut om digitiseringsmetod på objektnivå.

## Intern informationskälla

Projektet drevs av en projektledare och en projektassistent. Utöver det hade museichefen 10% anställning i projektet som projektledare. Thielska Galleriet hade sedan 2016 jobbat med ansökan till Riksbankens jubileumsfond. För ansökan gjordes en behovs- och marknadsanalys gällande samlingsförvaltningssystem som kom fram till att systemet MuseumPlus skulle införskaffas för projektet.

Målet var att samlingsförvaltningssystemet skulle bli en intern informationskälla, som även underlättar forskarservicen som museet ger. Totalt finns nu cirka 5 500 poster i databasen.

I projektbeskrivningen var dokumentation och registrering utpekat som anledningen för inköp av samlingsförvaltningssystemet. Några planer att använda systemet som stöd i fler samlingsförvaltningsprocesser fanns på den tiden inte.

MuseumPlus köptes in som en molntjänst där leverantören står för både drift av samlingsförvaltningssystemet som för lagring av tillhörande bildmaterial. Molntjänsten har fungerat bra hittills men prissättningen för lagringsutrymme var inte helt transparent.

## Uppgifter i excelark

Museet hade tidigare inventerat och katalogiserat konstsamlingen i ett excelark, och en katalog från 1970-talet fanns tillgänglig. Under projektets inventering togs det även hänsyn till ett utkast till katalog över konst- och möbelsamlingen från 1929 och en inbunden version av samma katalog från 1930 (ej publicerad). En ny inventering gjordes och nya uppgifter om samlingarna lades in kontinuerligt under projektets gång.

Excelfilen skickades till leverantören för analys och migration in i det nya systemet. Leverantören rensade delvis data före migration, men något blev kvar för rensning i efterhand. Enligt projektdeltagarna hade det varit mycket gynnsamt om de hade haft mer tid för korrektur före migration. De upplevde att sökfunktioner som det nya systemet hade att erbjuda, att söka efter olika specifika fält, är hjälpsam i korrekturprocessen.

Utbildningen i det nya systemet var väldigt intensiv, med en presentation och en workshop. Utbildningen upplevdes stundtals schematisk och det var svårt att ta in allt. Det hade varit bättre att skräddarsy utbildning mer utifrån institutionens behov.

Utskriftsmöjligheterna i MuseumPlus är hjälpsamma men det är komplicerat att förstå hur mallarna tillverkas. Definiera så mycket som möjligt innan.

## Underlättar kontroll

Bredvid samlingsöversyn och katalogisering underlättar samlingsförvaltningssystemet framför allt kontroll av placering och förflyttning. Under projektet fick en del objekt i arkivet nummer för första gången. Som tillägg till äldre arkivordningar som inte varit anpassade efter objektens omplaceringar som gjorts under åren, har ett överordnat inventarienummer tilldelats varje objekt.

Varje digitiserat objekt har motsvarande filnamn, vilket har visat sig vara mycket hjälpsamt för ordningen. Referensnummer som har getts till varje enskilt objekt i arkivet motsvarar en fysisk placering. För detaljerad dokumentation om placeringarna har dock databasen blivit oumbärlig. Placeringar i magasin registreras och uppdateras med varje förflyttning.

Projektteamet jobbade även med utställningsmodulen som systemet erbjuder. Den var i första hand tänkt för att upprätta en utställningshistorik över konstsamlingarna. Men de såg även möjligheterna med databasen för planering av utställningar.

Konserverings- och tillståndsrapporter tillverkas av externa konsulter och länkas till objektens poster i samlingsförvaltningssystemet.

Under projektets gång hade dock få av de ordinarie anställda kommit in i databasanvändandet i någon större utsträckning. Men målet var att förankra samlingsförvaltningssystemet i den allmänna museiverksamheten innan digitaliseringsprojektet var slut.

## Thielska Galleriets tips för implementering av samlingsförvaltningssystem

- Försök att rensa och se över gamla data så mycket som möjligt innan systembyte.
- Försök att definiera era behov innan utbildningstillfälle och be leverantören att skräddarsy utbildningen efter era behov. Om möjligt, boka en uppföljning efter att ni har kommit in i systemet.
- Ha riktlinjer för kontroll av nyregistrering på plats. Det blir fler fel än vad man tror.
